OKM-P-O-01-OpenKM Professional Start-Up Edition
CARACTERISTICAS FUNCIONALES DE OPENKM
OpenKM es un sistema de gestión documental que ofrece una serie de características funcionales que facilitan la digitalización y gestión de archivos físicos. A continuación, se detallan algunas de estas características y cómo contribuyen al proceso de digitalización:
1. Interfaz Intuitiva:
OpenKM cuenta con una interfaz de usuario amigable que permite a los usuarios navegar y gestionar documentos de manera eficiente. Esto facilita la adopción del sistema por parte de los empleados durante el proceso de digitalización.
2. Captura de Documentos:
Permite la captura de documentos físicos a través de escáneres. OpenKM soporta la integración con dispositivos de escaneo, lo que permite digitalizar documentos en papel y almacenarlos directamente en el sistema.
3. Indexación Automática:
OpenKM ofrece herramientas de indexación que permiten clasificar y organizar documentos de manera automática. Esto es crucial para la digitalización, ya que facilita la búsqueda y recuperación de documentos digitalizados.
4. Almacenamiento en la Nube:
La posibilidad de almacenar documentos en la nube asegura que los archivos digitalizados estén accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que mejora la colaboración y el acceso a la información.
5. Control de Versiones:
OpenKM permite el control de versiones de documentos, lo que significa que se pueden realizar cambios y actualizaciones en los archivos digitalizados sin perder el historial de modificaciones. Esto es esencial para mantener la integridad de la información.
6. Seguridad y Permisos:
El sistema ofrece robustas características de seguridad, incluyendo la gestión de permisos de acceso a documentos. Esto asegura que solo los usuarios autorizados puedan acceder a información sensible, lo que es fundamental en el proceso de digitalización.
7. Búsqueda Avanzada:
OpenKM incluye capacidades de búsqueda avanzada que permiten localizar documentos rápidamente mediante palabras clave, etiquetas o metadatos. Esto es especialmente útil una vez que los archivos físicos han sido digitalizados.
8. Integración con Otras Aplicaciones:
OpenKM se puede integrar con otras aplicaciones empresariales, lo que permite un flujo de trabajo más eficiente y la posibilidad de digitalizar documentos en el contexto de procesos de negocio existentes.
9. Automatización de Flujos de Trabajo:
La plataforma permite la creación de flujos de trabajo automatizados para la gestión de documentos, lo que optimiza el proceso de revisión y aprobación de documentos digitalizados.
10. Soporte para Múltiples Formatos:
OpenKM soporta una amplia variedad de formatos de archivo, lo que permite la digitalización de diferentes tipos de documentos, desde PDFs hasta imágenes y documentos de Office.
La implementación de OpenKM ofrece múltiples beneficios:
1. Eficiencia: La digitalización de documentos físicos se vuelve más rápida y eficiente, reduciendo el tiempo necesario para archivar y recuperar información.
2. Accesibilidad: Los documentos digitalizados son fácilmente accesibles, lo que mejora la productividad y la colaboración entre equipos.
3. Reducción de Espacio Físico: Al digitalizar archivos, se reduce la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de documentos, lo que puede resultar en ahorros significativos en costos de almacenamiento.
4. Mejora en la Seguridad: La digitalización y el almacenamiento en un sistema seguro como OpenKM protegen la información sensible y reducen el riesgo de pérdida o daño de documentos físicos.
5. Facilitación del Cumplimiento Normativo: La gestión documental digitalizada ayuda a las organizaciones a cumplir con regulaciones y normativas relacionadas con la conservación y acceso a la información.
En resumen, OpenKM no solo facilita la digitalización de archivos físicos, sino que también mejora la gestión y el acceso a la información, lo que resulta en una organización más eficiente y efectiva.